Politique de confidentialité
Diamontis Informatique, éditeur de Diamontis FX, attache une attention particulière à la protection de vos données personnelles. Cette politique explique quelles données nous traitons, pourquoi, pendant combien de temps, et quels sont vos droits.
Responsable de traitement
Diamontis Informatique agit en qualité de responsable de traitement pour les données liées à votre compte et à votre abonnement, et en qualité de sous-traitant pour les données figurant sur les factures de l'entreprise cliente (qui en reste responsable).
Point de contact pour toute question relative à vos données personnelles : dpo@diamontis.fr. Diamontis Informatique n'a pas désigné de délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD, cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de ses traitements.
Données collectées et finalités
Compte utilisateur
Nom complet, e-mail, mot de passe (haché), secret d'authentification à deux facteurs, rôles, date de dernière connexion ; pour chaque session ouverte, le navigateur, l'adresse IP et le pays, déduit sur nos propres serveurs sans rien transmettre à un tiers, conservés 30 jours après la dernière activité. Finalité : création et sécurité du compte, authentification, liste des sessions et déconnexion à distance, support.
Numéro de téléphone
Le numéro de téléphone est collecté afin de vous contacter dans le cadre de l'usage du service : messages d'exploitation (incidents, opérations sensibles), notifications liées à vos factures, informations sur votre compte, assistance et, le cas échéant, prévention de la fraude à l'inscription. Il n'est jamais cédé à des tiers à des fins commerciales, ni utilisé à des fins de prospection.
Données d'entreprise
SIREN, raison sociale, adresse. Finalité : rattachement de l'utilisateur à l'entreprise, conformité à la réforme de facturation électronique.
Abonnement et facturation SaaS
Plan, périodicité, statut, échéance, identifiants Stripe (client/abonnement). Finalité : gestion du cycle de vie de l'abonnement. Aucune donnée de carte bancaire n'est stockée par Diamontis FX.
Données de facture (sous-traitance)
Raisons sociales, SIREN, numéros de TVA intracommunautaire, adresses, montants, libellés, éventuels contacts et coordonnées bancaires (IBAN, BIC) figurant sur les factures reçues ou émises pour le compte du client. Finalité définie par le client (responsable de ce traitement) et obligation légale de facturation électronique.
Mandat de désignation
Périmètre consenti, adresse IP, user-agent, horodatage. Finalité : preuve du mandat confié à l'Opérateur de Dématérialisation.
Vérification des structures hors champ de la facturation électronique
Procès-verbal de désignation ou liste des dirigeants, et pièce d'identité du demandeur. Finalité : vérifier que la personne qui ouvre le compte dirige bien la structure, avant d'envoyer des courriels et de publier des pages en son nom. Ces structures ne sont pas vérifiées par une plateforme agréée, faute d'y être raccordées. Base légale : intérêt légitime (prévention de l'usurpation d'identité d'entreprise) - il ne s'agit pas d'une obligation de vigilance au titre de la lutte contre le blanchiment, à laquelle Diamontis Informatique n'est pas soumise. La pièce d'identité est consultée puis SUPPRIMÉE dès que la vérification est tranchée, favorablement ou non, et il n'en est conservé aucune copie ; seule subsiste la trace de sa consultation. Le procès-verbal, document de la personne morale, est conservé pendant la relation contractuelle puis cinq ans.
Journalisation et audit
Identifiant et adresse de l'utilisateur, action, horodatage, métadonnées techniques dont l'adresse IP. Finalité : traçabilité, sécurité et preuve des actions engageantes. Le propriétaire d'une entreprise consulte les actions faites dans son entreprise sur la vue « Activité », sans les adresses IP.
Bases légales
Selon les traitements : exécution du contrat (création de compte, abonnement, mandat), obligation légale (conservation fiscale, facturation électronique) et intérêt légitime (sécurité, preuve, prévention de la fraude).
Destinataires et sous-traitants
Vos données peuvent être transmises aux destinataires suivants, dans la stricte limite de leurs missions respectives :
- SuperPDP (Plateforme Agréée) : transport réglementaire et archivage délégué des factures - Union européenne.
- Stripe : traitement des paiements de l'abonnement - Union européenne / États-Unis, encadré par des clauses contractuelles types. Quand une entreprise cliente propose à ses propres clients de payer ses factures par carte, le paiement passe par son compte Stripe, qu'elle a ouvert, relié à Diamontis FX par Stripe Connect et dont elle est responsable : Diamontis FX transmet à Stripe le numéro et le reste dû de la facture, reçoit de Stripe l'état du paiement et de sa commission, et ne voit jamais les données de la carte.
- OVHcloud (OVH SAS) : hébergement de l'infrastructure - serveurs, base de données - France.
- OVHcloud Object Storage (OVH SAS) : stockage des documents et des pièces archivées - France.
- OVHcloud (OVH SAS) : relai d'envoi des e-mails transactionnels - France.
- Reconnaissance optique de caractères (OCR) : lecture des factures scannées. Ce traitement s'exécute sur nos propres serveurs, aucune donnée n'est transmise à un tiers à ce titre.
- OVHcloud AI Endpoints (OVH SAS, France) : analyse assistée par intelligence artificielle des factures importées et des factures fournisseur reçues hors réseau, et proposition de comptes comptables, décrites en détail à la section suivante.
Intelligence artificielle : analyse assistée des factures
Lorsqu'une facture est importée, ou qu'une facture fournisseur est déposée hors réseau (depuis l'application, ou par le fournisseur au moyen d'un lien de dépôt), et que sa lecture automatique n'a pas permis d'identifier ses lignes ou son destinataire, son texte est soumis à un modèle de langage, c'est-à-dire à un système d'intelligence artificielle, hébergé en France par OVHcloud AI Endpoints. Ce texte n'est pas expurgé : il peut donc comporter les coordonnées bancaires, les identifiants fiscaux et les adresses e-mail figurant sur la facture, ces informations étant précisément ce qui permet de distinguer l'émetteur du destinataire. Aucune image de page n'est transmise.
Le traitement est ponctuel, effectué au moment de l'import, et les contenus ne sont pas réutilisés pour entraîner un modèle. Le résultat est une proposition, présentée comme incertaine et soumise à votre validation : aucune décision n'est prise automatiquement. La reconnaissance optique de caractères, elle, s'exécute sur nos propres serveurs et ne transmet rien à un tiers.
Sur l'offre Business, les lignes d'une facture (désignation, montant hors taxes, taux de TVA) et la raison sociale et le SIREN du tiers peuvent être soumis au même prestataire pour proposer un compte comptable. Ni le texte de la facture, ni ses coordonnées bancaires, adresses ou e-mails ne partent à ce titre. La proposition est signalée comme telle à l'écran, n'a aucun effet avant que vous l'ayez validée, et la trace de la demande est conservée 6 ans, l'horizon du droit de contrôle fiscal. Le même réglage de votre entreprise coupe tous ces usages.
Durées de conservation
Factures et pièces archivées : 10 ans (obligation fiscale), y compris après résiliation - cette durée prime sur toute demande d'effacement. Les événements du cycle de vie d'une facture suivent la même durée, puisqu'ils font partie de la pièce.
Compte : jusqu'à sa suppression, que vous pouvez faire à tout moment depuis l'espace « Mes données » de l'application, dès que vous ne possédez plus d'entreprise active ; une inscription jamais confirmée est supprimée au bout de 30 jours. Un compte rattaché à aucune entreprise active et resté sans connexion pendant 3 ans est anonymisé d'office, après un courriel de prévenance envoyé 30 jours avant : une connexion dans l'intervalle l'annule. Les factures et pièces comptables des entreprises gardent leur durée légale. Abonnement : pendant la relation, puis selon les délais comptables applicables.
Preuve du mandat : 10 ans. C'est une preuve, elle n'est pas purgée avec le compte.
Journal d'audit : 12 mois, porté à 5 ans pour une liste déterminée d'actions engageantes (signature d'un mandat, dépôt d'une facture, opération de paiement), et à 6 ans pour la piste des affectations comptables (comptes choisis, validés ou refusés, propositions de l'IA), l'horizon du droit de contrôle fiscal.
Destinataires de l'espace client final : 3 ans d'inactivité, ou 90 jours sans aucun accès rattaché.
Données techniques et d'exploitation (sessions, jetons de connexion et de réinitialisation, journal des appels d'API, caches d'annuaire, journaux d'import et reprises d'historique, factures fournisseur écartées, rappels, messages en échec) : de 30 jours à 24 mois selon leur nature. Pour le compte des entreprises clientes, le journal des courriels adressés à leurs clients (devis, relances) est conservé 5 ans, et les exports FEC 10 ans après la fin de la période exportée. Le détail, table par table, figure à notre registre des traitements et vous est communiqué sur simple demande.
Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement (dans la limite de l'obligation de conservation fiscale de 10 ans qui prime), de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données.
Pour les données traitées en tant que sous-traitant (données de facture), votre demande est relayée à l'entreprise cliente responsable du traitement.
Pour exercer vos droits, contactez-nous à dpo@diamontis.fr ou par courrier à DIAMONTIS INFORMATIQUE, 10 rue Louise Michel, 57300 Hagondange, France. Nous vous répondons dans un délai d'un mois à compter de la réception de votre demande.
Réclamation auprès de la CNIL
Vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris - www.cnil.fr, si vous estimez que le traitement de vos données constitue une violation du RGPD.
Sécurité
Mots de passe hachés, authentification à deux facteurs disponible dont le secret est chiffré au repos, limitation du débit des tentatives de connexion et d'inscription, chiffrement des échanges (TLS) sur toutes les communications, chiffrement des secrets d'intégration aux plateformes partenaires, isolation stricte des données entre entreprises clientes, scellement et horodatage des pièces archivées, journalisation des actions sensibles.
Cookies
Diamontis FX utilise uniquement des cookies techniques strictement nécessaires au fonctionnement du service (session applicative, protection contre la falsification de requête, choix de la langue). Aucun cookie de mesure d'audience ni cookie publicitaire n'est déposé à ce jour.
Transferts hors Union européenne
Le prestataire de paiement Stripe peut impliquer des transferts de données vers les États-Unis, encadrés par des clauses contractuelles types. Si vous activez les notifications du navigateur, elles transitent par le service de notification de l'éditeur de votre navigateur (Google, Mozilla, Apple ou Microsoft), qui peut être situé aux États-Unis : il ne voit que l'identifiant de votre appareil et un contenu chiffré qu'il ne peut pas lire, lequel ne porte jamais de montant ni de nom. De même, un calendrier d'échéances auquel vous abonnez un agenda en ligne est lu par le service que vous avez choisi. Tous nos autres sous-traitants sont situés au sein de l'Union européenne : SuperPDP dans l'Union, et OVHcloud en France pour l'hébergement, le stockage des documents, l'envoi des e-mails et l'analyse assistée des factures.
Modification de cette politique
Cette politique peut évoluer ; la version en vigueur est celle publiée sur cette page, à la date de mise à jour indiquée en tête de document.