Documentation : recevoir, émettre et archiver vos factures électroniques

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Recevoir ses factures fournisseurs

Dès votre raccordement, vos factures fournisseurs arrivent automatiquement dans votre espace Diamontis FX, via la Plateforme Agréée - la PA, anciennement « plateforme de dématérialisation partenaire » ou PDP - et l'annuaire central DGFiP.

Étapes

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Votre fournisseur émet une facture Il envoie via sa propre Plateforme Agréée une facture à votre SIREN. L'annuaire central DGFiP route automatiquement la facture vers la PA qui vous rattache.

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La Plateforme Agréée reçoit et contrôle La Plateforme Agréée vérifie le format (Factur-X, UBL ou CII) et les mentions obligatoires. Elle passe la facture en statut « Déposée ».

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La facture apparaît dans Diamontis FX Vous recevez une notification et trouvez la facture dans votre tableau de bord, avec toutes ses lignes, montants et données TVA affichés lisiblement.

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Vous traitez et archivez Approuvez ou refusez la facture. Elle est automatiquement archivée à valeur probante pour 10 ans dans sa forme originale.

Schéma du flux

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Créer et envoyer une facture client

Saisissez vos lignes de facturation, choisissez le destinataire dans l'annuaire et envoyez votre facture électronique via la Plateforme Agréée, en quelques clics.

Étapes

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Créez la facture Renseignez le numéro, la date, les conditions de paiement. Ajoutez les lignes depuis votre catalogue produits ou saisissez-les manuellement. La TVA est calculée automatiquement.

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Choisissez le destinataire Saisissez le SIREN ou la raison sociale de votre client. Diamontis FX interroge l'annuaire central DGFiP pour récupérer son adresse de réception officielle.

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Mise au format réglementaire La facture part vers la Plateforme Agréée au format UBL (norme EN 16931), le même quel que soit le destinataire. Le document que vous téléchargez est une Factur-X : un PDF lisible qui embarque les données de la facture.

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Transmission et suivi La facture part via notre PA vers celle du destinataire. Vous suivez le statut en temps réel : déposée, mise à disposition, approuvée ou encaissée.

Schéma du flux

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3

Déposer une facture PDF existante pour l'envoyer

Vous avez déjà une facture en PDF ? Déposez-la : Diamontis FX extrait automatiquement les informations clés, vous permet de les valider, puis envoie la facture au format réglementaire.

Étapes

1

Upload du PDF Glissez-déposez votre facture PDF dans l'interface. Si elle contient déjà des données XML (Factur-X), elles sont extraites directement. Sinon, l'analyse automatique se lance.

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Analyse et extraction Le système détecte le SIREN de votre client, les montants HT, la TVA, les références et les lignes. Les champs reconnus sont pré-remplis automatiquement.

3

Validation et correction Vérifiez les informations extraites, corrigez les éventuelles erreurs et complétez les champs manquants (nature d'opération, conditions de paiement).

4

Envoi électronique Confirmez l'envoi. La facture est transmise via la PA, exactement comme une facture créée directement dans Diamontis FX.

Schéma du flux

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4

Suivre le cycle de vie d'une facture

Chaque facture passe par des statuts normalisés (AFNOR XP Z12-012). Diamontis FX les affiche en temps réel et vous permet d'agir sur ceux qui vous concernent.

Statuts principaux

D

Déposée La facture a été reçue et acceptée techniquement par la Plateforme Agréée. Elle est en attente de mise à disposition au destinataire.

MD

Mise à disposition La facture est accessible dans l'espace du destinataire. Le compteur de délai de paiement commence.

A

Approuvée Le destinataire a validé la facture. Elle est prête à être réglée.

R

Refusée Le destinataire a refusé la facture pour un motif commercial (montant, référence, etc.). Une facture d'avoir ou corrigée peut être émise.

PT

Paiement transmis Les données de paiement ont été envoyées à la PA. Déclenche la déclaration TVA sur les encaissements le cas échéant.

E

Encaissée Le paiement a été reçu. Le e-reporting paiement est déclenché automatiquement vers la DGFiP via la PA.

Schéma du cycle

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Exporter sa comptabilité (FEC) pour son expert-comptable

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est le format réglementaire normé par l'article A.47 A-1 du LPF, requis lors d'un contrôle fiscal et utilisé par tous les logiciels comptables.

Étapes

1

Accédez à l'export FEC Ouvrez Paramètres, « Export FEC ». Les exercices se déclarent dans Paramètres, « Plan de comptes », onglet « Exercices » : premier exercice de 1 à 24 mois, changement de date de clôture, et « Clôturer », geste irréversible porté au journal. Ces deux écrans sont ouverts à tous les plans.

2

Sélectionnez la période Choisissez l'exercice ou la période personnalisée (date de début, date de fin). Une période ne peut pas chevaucher deux exercices. Un récapitulatif du nombre de factures incluses s'affiche avant téléchargement.

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Téléchargez le fichier Le fichier FEC est généré au format texte normé (séparateur barre verticale, encodage ISO 8859-15) et téléchargé immédiatement. Chaque écriture reçoit son numéro et sa date de validation au premier export qui la porte, puis ne change plus ; une pièce arrivée après l'export de sa période entre dans l'export suivant, et une correction passe par une écriture de régularisation au journal d'OD. La TVA des prestations de services devient exigible à l'encaissement, et les factures en devise sont converties en euros au cours BCE, montant et code de la devise conservés.

4

Transmettez à votre expert-comptable Envoyez le fichier à votre expert-comptable ou importez-le directement dans votre logiciel de comptabilité. En cas de contrôle fiscal, remettez-le tel quel à l'inspecteur.

Schéma du flux

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S'inscrire et se raccorder à la Plateforme Agréée

L'inscription guidée en 4 étapes configure votre compte, vos paramètres fiscaux, votre offre et active votre raccordement à la Plateforme Agréée via un mandat de désignation horodaté.

Les 4 étapes du wizard

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Votre entreprise Saisissez votre SIREN. Les informations de votre entreprise (raison sociale, forme juridique, adresse) sont récupérées automatiquement depuis l'annuaire INSEE et vérifiées.

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Fiscalité Choisissez votre régime de TVA (mensuel, trimestriel, franchise en base), paramétrez vos taux habituels et renseignez votre numéro de TVA intracommunautaire.

3

Offre Sélectionnez votre plan (Réception gratuit, Pro à 7 € HT/mois ou Business à 29 € HT/mois). Le paiement est sécurisé via Stripe pour les plans payants. Sans engagement en mensuel ; engagement de douze mois (deux mois offerts) en annuel.

4

Mandat de désignation Lisez et signez électroniquement le mandat qui désigne SuperPDP comme votre Plateforme Agréée. Ce document est horodaté et archivé à valeur probante. Le raccordement est ensuite finalisé automatiquement.

Schéma du raccordement

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Migrer depuis une autre solution de facturation électronique

Vous avez déjà un mandat chez un autre prestataire (PA ou OD) ? Changer pour Diamontis FX est tout à fait possible, et nous vous accompagnons pour une bascule sans coupure.

Comment se déroule la bascule

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Vous nous rejoignez Vous créez votre compte, ajoutez votre entreprise et lancez le raccordement à notre Plateforme Agréée partenaire (récapitulatif + vérification d'identité KYC). Rien n'est coupé chez votre prestataire actuel à ce stade.

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Mise à jour de l'annuaire DGFiP Votre société est déclarée dans l'annuaire officiel avec la Plateforme Agréée partenaire de Diamontis FX comme plateforme de réception, à une date d'effet convenue. À partir de cette date, vos factures entrantes arrivent chez nous ; votre ancien prestataire cesse de les recevoir.

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Reprise de votre historique Demandez à votre ancien prestataire l'export de vos factures et archives, puis importez vos PDF en lot dans Diamontis FX. Vous centralisez tout votre historique au même endroit, sans ressaisie.

4

Vérification sans coupure Nous contrôlons avec vous que l'annuaire pointe bien vers Diamontis FX et qu'aucune facture ne se perd pendant la bascule. Une fois validé, vous pouvez résilier votre ancien mandat en toute sérénité.

Bascule via l'annuaire

On vous accompagne
Notre équipe pilote la bascule avec vous : choix de la date d'effet, contrôle de l'annuaire et reprise de l'historique. Contactez-nous AVANT de résilier votre ancien prestataire pour une transition sans coupure.

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Vendre et encaisser

Relances automatiques, signature des devis en ligne, factures récurrentes et moyens de paiement : ce qui vous fait gagner du temps entre l'émission et l'encaissement.

Relancer et faire signer

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Relances d'impayés Paramètres, « Relances d'impayés », puis « Activer les relances ». Chaque matin, les factures en retard reçoivent le niveau qui correspond à leur retard (par défaut J+1, J+15, J+30). Chaque niveau est un gabarit de courriel en français et en anglais, avec aperçu. Propriétaire et administrateurs.

2

Ne jamais relancer un client Sur la fiche client, « Ne jamais relancer ce client » coupe toutes les relances d'impayés pour ce client, celles de l'entreprise comme celles du portail client.

3

Signature des devis Depuis la page publique du devis, le client reçoit un code à 6 chiffres à l'adresse e-mail de sa fiche, valable 15 minutes. Le devis signé est un PDF scellé et horodaté, téléchargeable des deux côtés. Suppose la gestion commerciale et le portail client activés sur votre compte.

Facturer et encaisser

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Factures récurrentes « Rendre récurrente » sur une facture émise crée un modèle. Par défaut, chaque échéance produit un brouillon à valider ; l'émission automatique s'active sur le modèle une fois créé. Si l'émission est bloquée, la facture reste en brouillon.

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QR code de virement Avec l'IBAN renseigné dans « Personnalisation », chaque facture émise en euros qui a un reste dû porte un QR code SEPA, sur le PDF et dans le portail client, qui pré-remplit le virement.

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Paiement par carte Paramètres, « Paiement par carte » : « Relier mon compte Stripe » ajoute « Payer par carte » dans le portail client. L'argent va sur votre compte Stripe. Paiement par carte : frais tout compris à partir de 2,1 % + 0,25 € (1,8 % au-delà de 250 € HT), relevé mensuel des commissions dans le même écran. Propriétaire et administrateurs.

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Contrôler ses achats

Les factures reçues sont vérifiées à leur arrivée, et celles qui ne passent pas par la plateforme trouvent aussi leur place.

Contrôles à la réception

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Contrôle TVA Taux, calcul de la TVA, totaux et mentions d'exonération sont vérifiés. Un écart affiche « TVA à vérifier » sans rien bloquer.

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Soupçon de doublon Même numéro chez le même fournisseur : « Doublon ». Même montant TTC à 8 jours d'écart au plus : « Doublon possible ». « Pas un doublon » lève le soupçon.

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Changement d'IBAN Un IBAN différent de celui connu déclenche une alerte et un courriel aux administrateurs. La facture ne peut être ni approuvée ni programmée au paiement avant « Confirmer le nouvel IBAN ».

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Auto-approbation Paramètres, « Auto-approbation » : des règles sur le SIREN, un mot des lignes ou un montant maximal approuvent sans intervention. Jamais une facture en doute (doublon, TVA, IBAN) ni reçue hors réseau.

Hors de la plateforme

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Achats hors réseau Déposez les PDF reçus autrement, relisez le formulaire pré-rempli, puis « Enregistrer et sceller ». La facture est scellée, contrôlée et intégrée au FEC, sans statut envoyé à la plateforme.

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Lien de dépôt fournisseur Un lien par fournisseur, avec ou sans échéance, affiché une seule fois. Le fournisseur y dépose ses PDF sans compte ; ils arrivent dans « À relire ».

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Reprise d'historique Import de vos anciennes factures depuis un CSV (avec les PDF) ou un FEC. Elles sont marquées historiques : jamais réémises, déclarées ni relancées. Propriétaire et administrateurs.

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Déclarer et comptabiliser

Vos échéances, vos seuils et votre comptabilité au même endroit, pour que rien ne vous surprenne.

Échéances et seuils

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Calendrier de l'e-reporting La carte « E-reporting » du tableau de bord donne la prochaine échéance selon votre régime de TVA et ce qui reste à transmettre. Rappel trois jours avant et le jour même.

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Jauges de seuils En franchise de TVA ou en micro-entreprise, des jauges suivent vos seuils de chiffre d'affaires et vous préviennent à 80 %, puis au dépassement.

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URSSAF « CA à déclarer (URSSAF) » calcule pour une micro-entreprise le chiffre d'affaires encaissé par période et par catégorie. Le mandat de tierce déclaration (offre Pro) ouvrira la déclaration depuis l'application.

Comptabilité

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Plan de comptes et règles Paramètres, « Plan de comptes » : amorçage du plan comptable, réglages, règles de classement et affectation facture par facture. Le menu « Smart Comptable » en donne le tableau de bord par compte et la revue de facture en facture. Offre Pro ; votre expert-comptable invité y a accès.

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Pré-affectation par l'IA Offre Business : quand rien d'autre ne donne de compte, l'IA en propose un, à valider avant d'entrer dans le FEC. Smart Analyse le fait pour un lot de factures (200 incluses par mois), et sa seconde lecture signale une affectation que l'IA aurait faite autrement.

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Verrou après export L'export FEC fige les écritures qu'il contient. « Déverrouiller » demande un motif, porté au journal, et la correction part dans l'export suivant en écriture de régularisation. Dès l'offre Pro, une écriture de reclassement corrige le compte d'une pièce déjà exportée.

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Compte et sécurité

Garder la main sur les accès à votre compte, savoir qui a fait quoi, et trouver vite ce que vous cherchez.

Sécurité

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Sessions ouvertes « Mon compte », « Sessions ouvertes » liste vos appareils connectés. « Fermer cette session » ou « Fermer toutes les sessions » les déconnecte.

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Activité Sur « Mes entreprises », « Activité » affiche le journal de l'entreprise, filtrable et exportable en CSV. Réservé au propriétaire du compte.

Au quotidien

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Recherche rapide Ctrl K (Cmd K sur Mac), ou « / » hors d'un champ de saisie, ouvre la recherche : écrans, réglages et pièces, selon vos droits.

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Réouverture d'une entreprise clôturée À l'inscription, un SIREN clôturé propose « Demander la réouverture de cette entreprise ». Un administrateur de Diamontis FX examine la demande et vous répond par courriel.