Documentation : recevoir, émettre et archiver vos factures électroniques

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Recevoir ses factures fournisseurs

Dès votre raccordement, vos factures fournisseurs arrivent automatiquement dans votre espace Diamontis FX, via la Plateforme Agréée - la PA, anciennement « plateforme de dématérialisation partenaire » ou PDP - et l'annuaire central DGFiP.

Étapes

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Votre fournisseur émet une facture Il envoie via sa propre Plateforme Agréée une facture à votre SIREN. L'annuaire central DGFiP route automatiquement la facture vers la PA qui vous rattache.

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La Plateforme Agréée reçoit et contrôle La Plateforme Agréée vérifie le format (Factur-X, UBL ou CII) et les mentions obligatoires. Elle passe la facture en statut « Déposée ».

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La facture apparaît dans Diamontis FX Vous recevez une notification et trouvez la facture dans votre tableau de bord, avec toutes ses lignes, montants et données TVA affichés lisiblement.

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Vous traitez et archivez Approuvez ou refusez la facture. Elle est automatiquement archivée à valeur probante pour 10 ans dans sa forme originale.

Schéma du flux

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Créer et envoyer une facture client

Saisissez vos lignes de facturation, choisissez le destinataire dans l'annuaire et envoyez votre facture au format Factur-X via la Plateforme Agréée, en quelques clics.

Étapes

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Créez la facture Renseignez le numéro, la date, les conditions de paiement. Ajoutez les lignes depuis votre catalogue produits ou saisissez-les manuellement. La TVA est calculée automatiquement.

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Choisissez le destinataire Saisissez le SIREN ou la raison sociale de votre client. Diamontis FX interroge l'annuaire central DGFiP pour récupérer son adresse de réception officielle.

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Conversion Factur-X La facture est convertie au format Factur-X (profil EN 16931 / COMFORT) ou UBL selon les préférences du destinataire. Un PDF lisible est généré en parallèle.

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Transmission et suivi La facture part via notre PA vers celle du destinataire. Vous suivez le statut en temps réel : déposée, mise à disposition, approuvée ou encaissée.

Schéma du flux

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3

Déposer une facture PDF existante pour l'envoyer

Vous avez déjà une facture en PDF ? Déposez-la : Diamontis FX extrait automatiquement les informations clés, vous permet de les valider, puis envoie la facture au format réglementaire.

Étapes

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Upload du PDF Glissez-déposez votre facture PDF dans l'interface. Si elle contient déjà des données XML (Factur-X), elles sont extraites directement. Sinon, l'analyse automatique se lance.

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Analyse et extraction Le système détecte le SIREN de votre client, les montants HT, la TVA, les références et les lignes. Les champs reconnus sont pré-remplis automatiquement.

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Validation et correction Vérifiez les informations extraites, corrigez les éventuelles erreurs et complétez les champs manquants (nature d'opération, conditions de paiement).

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Envoi électronique Confirmez l'envoi. La facture est convertie au format Factur-X et transmise via la PA, exactement comme une facture créée directement dans Diamontis FX.

Schéma du flux

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4

Suivre le cycle de vie d'une facture

Chaque facture passe par des statuts normalisés (AFNOR XP Z12-012). Diamontis FX les affiche en temps réel et vous permet d'agir sur ceux qui vous concernent.

Statuts principaux

D

Déposée La facture a été reçue et acceptée techniquement par la Plateforme Agréée. Elle est en attente de mise à disposition au destinataire.

MD

Mise à disposition La facture est accessible dans l'espace du destinataire. Le compteur de délai de paiement commence.

A

Approuvée Le destinataire a validé la facture. Elle est prête à être réglée.

R

Refusée Le destinataire a refusé la facture pour un motif commercial (montant, référence, etc.). Une facture d'avoir ou corrigée peut être émise.

PT

Paiement transmis Les données de paiement ont été envoyées à la PA. Déclenche la déclaration TVA sur les encaissements le cas échéant.

E

Encaissée Le paiement a été reçu. Le e-reporting paiement est déclenché automatiquement vers la DGFiP via la PA.

Schéma du cycle

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Exporter sa comptabilité (FEC) pour son expert-comptable

Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est le format réglementaire normé par l'article A.47 A-1 du LPF, requis lors d'un contrôle fiscal et utilisé par tous les logiciels comptables.

Étapes

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Accédez à l'export FEC Depuis votre tableau de bord, cliquez sur « Export » dans le menu de navigation. Sélectionnez « Fichier FEC ».

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Sélectionnez la période Choisissez l'exercice ou la période personnalisée (date de début, date de fin). Un récapitulatif du nombre de factures incluses s'affiche avant téléchargement.

3

Téléchargez le fichier Le fichier FEC est généré au format texte normé (séparateur tabulation, encodage UTF-8) et téléchargé immédiatement. Il inclut toutes les écritures de ventes et d'achats enregistrées dans Diamontis FX.

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Transmettez à votre expert-comptable Envoyez le fichier à votre expert-comptable ou importez-le directement dans votre logiciel de comptabilité. En cas de contrôle fiscal, remettez-le tel quel à l'inspecteur.

Schéma du flux

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S'inscrire et se raccorder à la Plateforme Agréée

L'inscription guidée en 4 étapes configure votre compte, vos paramètres fiscaux, votre offre et active votre raccordement à la PDP via un mandat de désignation horodaté.

Les 4 étapes du wizard

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Votre entreprise Saisissez votre SIREN. Les informations de votre entreprise (raison sociale, forme juridique, adresse) sont récupérées automatiquement depuis l'annuaire INSEE et vérifiées.

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Fiscalité Choisissez votre régime de TVA (mensuel, trimestriel, franchise en base), paramétrez vos taux habituels et renseignez votre numéro de TVA intracommunautaire.

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Offre Sélectionnez votre plan (Réception gratuit, Pro à 7 € HT/mois ou Business à 29 € HT/mois). Le paiement est sécurisé via Stripe pour les plans payants. Sans engagement en mensuel ; engagement de douze mois (deux mois offerts) en annuel.

4

Mandat de désignation Lisez et signez électroniquement le mandat qui désigne la PDP comme votre Plateforme Agréée. Ce document est horodaté et archivé à valeur probante. Le raccordement est ensuite finalisé automatiquement.

Schéma du raccordement

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Migrer depuis une autre Plateforme Agréée

Vous avez déjà un mandat chez un autre prestataire (PA ou OD) ? Changer pour Diamontis FX est tout à fait possible, et nous vous accompagnons pour une bascule sans coupure.

Comment se déroule la bascule

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Vous nous rejoignez Vous créez votre compte, ajoutez votre entreprise et lancez le raccordement à notre Plateforme Agréée (récapitulatif + vérification d'identité KYC). Rien n'est coupé chez votre prestataire actuel à ce stade.

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Mise à jour de l'annuaire DGFiP Votre société est déclarée dans l'annuaire officiel avec Diamontis FX comme plateforme de réception, à une date d'effet convenue. À partir de cette date, vos factures entrantes arrivent chez nous ; votre ancien prestataire cesse de les recevoir.

3

Reprise de votre historique Demandez à votre ancien prestataire l'export de vos factures et archives, puis importez vos PDF en lot dans Diamontis FX. Vous centralisez tout votre historique au même endroit, sans ressaisie.

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Vérification sans coupure Nous contrôlons avec vous que l'annuaire pointe bien vers Diamontis FX et qu'aucune facture ne se perd pendant la bascule. Une fois validé, vous pouvez résilier votre ancien mandat en toute sérénité.

Bascule via l'annuaire

On vous accompagne
Notre équipe pilote la bascule avec vous : choix de la date d'effet, contrôle de l'annuaire et reprise de l'historique. Contactez-nous AVANT de résilier votre ancien prestataire pour une transition sans coupure.